Årets utgave av Stoltzekleiven Opp er fulltegnet med unntak av seedet klasse der det fortsatt er plasser igjen.  Det var enorm pågang da påmelding for grupper startet klokken 07.00 torsdag morgen, og plassene ble utsolgt i løpet av få minutter. Vi har i løpet av dagen fått mange henvendelser fra fortvilte løpere som dessverre ikke fikk plass.  Vi har forståelse for at folk er skuffet og frustrert, og vi vurderer alle tilbakemeldinger seriøst og tar med oss alle innspill.   

Kanskje noe fakta likevel kan være forklarende: 

• Et løp med intervallstart har sin begrensning i antall starter.  Rigging og justering av tidtakerutstyr gjør det vanskelig å starte tidligere enn kl 09.15.  Mørkets frembrudd gjør at det ikke er mulig å starte etter 18.30.

• Påmeldingsprosedyrene har vært informert om i lokal presse, på våre hjemmesider og med utsendelse av mail til alle tidligere deltagere med registrert e-mail adresse.

• Følgende kategorier har fått anledning til å melde seg på før andre:
  
  
  • Løpere som er direkte kvalifisert til seedet gruppe
  • Løpere med mer enn 10 års deltagelse
  • Sponsorer

• For andre er det prinsippet om førstemann til mølla som gjelder. Ca halvparten av startnumrene ble lagt ut for individuell påmelding tirsdag kl. 07.00 og resten ble lagt ut for gruppepåmelding onsdag kl. 07.00.

• I et løp med intervallstart og så stor deltagelse, er det ikke mulig å ha manuell påmelding via mail og telefon. Arbeidsbelastningen blir for stor for den frivillige arrangørstaben.  Noen hevder at dette fører til dårlig kundebehandling, men vi har tatt i bruk et nettbasert påmeldingssystem som skal sikre at alle behandles likt ved påmelding og har lik sjanse til å få plass. Så vidt vi vet opererer alle andre arrangører av større arrangementer (f.eks. Birken eller konserter)  med lignende prosedyrer.

• Påmeldingssystemet gir oss ventelister med logg som viser oss rekkefølgen på listen og dermed også hvem som står først i kø ved eventuell avmeldinger fra andre.  Videre gir systemet oss mulighet til å få raskere kontroll med hvem som ikke betaler og som dermed skal strykes og gi plass til andre.

• Når klokken nå er blitt 21.00 torsdag 07.05, står det ca. 2.100 løpere på venteliste. Det forventes en viss bevegelse mht. ledige startnummer pga.: 
• 
  
  • Løpere som melder avbud
  • Løpere som ikke betaler
  • Løpere som har booket dobbelt (både individuelt og via gruppe-reservering)

• De aller fleste som nå står på venteliste, vil nok dessverre likevel ikke komme med i årets løp. 

• De som ikke har fått plass, kan ved å stille til start på Stoltzekarusellens siste løp (21.september) få tiden sin registrert i statistikken for 2009.

• Mange av de som har kontaktet oss, spør om vi ikke kan utvide årets løp med mulighet for start enten dagen før eller etter hovedløpet. Pr. i dag vurderer vi sjansene for at vi skal kunne få til dette som små, men vi vil ikke helt utelukke muligheten.

Videre fremdrift

• Vi behandler inkommete ønsker om start i seedet gruppe i neste uke. Det er fortsatt mulig å komme med begrunnet ønske om seedet gruppe ved å melde seg på ventelisten og krysse av for seedet gruppe og skrive inn begrunnelse.Tid/plassering i andre løp og andre idrettsprestasjoner er typiske gode begrunnelser. Begrunnelser av typen "Jeg løp opp på 11:15 i forrige uke" er det vanskeligere å bedømme på en god måte.
• Det forventes at arbeidet med å fylle på fra ventelisten vil starte ca. den 18. mai. Vi venter til denne dato, og gjør alt samlet, fordi vi da vil ha oversikt over hvor mange påmeldinger som blir slettet på grunn av manglende betaling (inklusiv tid til å følge opp enkeltsaker) 
• Prosedyren i forhold til ventelisten individuelt er:
  • Løperen fra venteliste blir påmeldt, og får tilsendt e-post med kvittering for påmelding inklusiv starttid, og blir gitt betalingsfrist på 7 dager
  • Dersom betaling ikke er mottatt innen 7 dager, vil påmeldingen igjen bli slettet, og nestemann på ventelisten får sjansen. På vegne av andre løpere på ventelisten setter vi selvfølgelig pris på å få rask tilbakemelding dersom en startplass ikke skal benyttes.
• Prosedyren i forhold til ventelisten gruppe er:
  • Gruppen blir tildelt plasser i forhold til ventelisten, og kvittering med betalingsfrist på 7 dager blir sendt ut
  • Dersom betaling ikke er mottatt innen 7 dager, vil påmeldingen igjen bli slettet, og neste gruppe på ventelisten får sjansen.

Vi takker for stor interesse og stort engasjement i forbindelse med årets påmelding.

Vi benytter også sjansen til å minne om årets StoltzeKarusell som går av stabelen 10. august, 24. august, 7. september og 21. september - den perfekte forberedelsen til hovedløpet den 26. september. Siste løpet den 21. september gir også en mulighet til å få tiden sin registrert i den offisielle StoltzeStatistikken dersom man ikke har fått plass på hovedløpet.